10 правил деловой переписки по email с зарубежными коллегами и партнерами [чек-лист]

Знание иностранного языка абсолютно не сулит взаимопонимание с зарубежными партнерами и контрагентами. Искусство ведения переписки, как и другие мягкие навыки деловых людей, менеджеры ВЭД познают и совершенствуют годами.

Добрым и гуманным по натуре людям, а также тем кто «ценит отношения больше сделки» вероятно будут знакомы описываемые в данной рекомендации правила успешной переписки. Но таких людей довольно мало.

Итак, 10 правил деловой переписки по email с зарубежными коллегами и партнерами:

ПРИ ЛЮБЫХ ОБСТОЯТЕЛЬСТВАХ ПРОЯВЛЯЙТЕ ВЕЖЛИВОСТЬ

В письменной речи проще контролировать эмоции. Однако, далеко не всегда в переписке с коллегами и партнерами люди остаются вежливыми и внимательными. Для этого в тексте используйте прилагательные положительного качества («отвратительно» следует зменить на «возможно улучшить»). Помните пословицу «Что написано пером, не вырубить топором».

ПЕРЕД КРИТИКОЙ ПРИВОЗНОСИТЕ ЧЕЛОВЕКА

Рабочая ситуация часто требует давать обратную связь и высказывать точку зрения идущую в разрез с ожиданиями партнера/коллеги. Нет смысла умалчивать об ошибках и промахах, лучше попытаться помочь их нивелировать, быстрее прийти к положительному результату и выйти на желаемый уровень. Перед критикой сначала постарайтесь найти положительные стороны в работе коллеги, а лишь потом мягко проведите коррекцию (принцип сэндвича).

НЕ ОЦЕНИВАЙТЕ ПОВЕДЕНИЕ И ВЗГЛЯДЫ ЧЕЛОВЕКА

При вынесения решения следует сослаться на себя и свое субъективное мнение. Вы не бог и не судья. Мы работаем со взрослыми людьми и розыгрыш ситуации «родитель-ребенок» не приведет к выигрышу обеих сторон (подход win-win)

САМОРЕАЛИЗОВЫВАТЬСЯ, А НЕ САМОУТВЕРЖДАТЬСЯ

Людям, придерживающимся саркастического подхода к жизни и самоутверждающимся за счет других, трудно добиться чего-то большего. А тем, кто совершенен — место в музее. Преуспевающие люди научаются пребывать в положительном расположении духа. Они видят ценность в удержании опций открытыми и надежде на улучшение ситуации. Только кажется, что земной шар большой!

НЕ НАВЯЗЫВАЙТЕ СВОЕ МНЕНИЕ

Нет ничего удивительного в расхождении ваших взглядов с иностранцами. Тому причиной разные ценности в обществе и разные подходы к реализации проектов. Будет достаточно осведомить о своей точке зрения и описать свой подход, а ваш коллега сам сделает выводы.

ПРИГЛАШАЙТЕ К ОБСУЖДЕНИЮ И ПОДДЕРЖИВАЙТЕ ДИСКУССИЮ

Нередки случаи потери в переписке важных деталей. Живой контакт «лицом к лицу» мигом исключит недопонимание и устранит сомнение. Попытавшись дважды найти консенсус, в третий раз пригласите зарубежного коллегу/партнера поговорить по телефону, а еще лучше провести совместную видео-конференцию.

ОТКАЗЫВАЙТЕ ВЕЖЛИВО

Большинство людей уходит в две крайности — они либо не отказывают, но при этом не выполняют обещанное, либо уклоняются от ответа и вместо него дают некий положительный отвод. Нежелание и/или неумение расставлять приоритеты в итоге приводит к череде лжи и утежелению отношений.

Отказывать важно, но следует это делать правильно. В случае отказа исключите личный фактор или же обвинения и постарайтесь выявить затруднительные обстоятельства. Отказывая обязательно объясните почему в этот раз что-то не получится (например, сотрудничество) и выскажите свое намерение осуществлять поиск других возможностей решения вопроса.

НЕ ИСПОЛЬЗУЙТЕ ОТРИЦАТЕЛЬНЫЕ ЧАСТИЦЫ

Отрицание излишне накаляет ситуацию. Исключив в деловой переписке отрицательные частицы «нет» и «никогда», вы не вызовите напряжения или раздражения. Повелительное наклонение в ее повествовательной или отрицательной формах также не уместно в деловой переписке.

ПОДБОДРИТЕ ЧЕЛОВЕКА В КОНЦЕ ПИСЬМА

Каким бы не был сюжет вашего электронного письма не помешает оригинальное его завершение. Помимо традиционных «best regards, sincerely yours” держите про запас и более изощренные фразы “have a good day, keep smiling, kind regards, till soon, my best to you, warmly, take care, thanks for your consideration, looking forward, hope this helps, cheers! ciao, best wishes, talk soon, more soon, respectfully, as ever, very best”. Рабочий день без того переполнен напряженными моментами, поэтому оригинальное и креативное окончание деловых писем упрочит деловые отношения и подбодрит партнера.

ПРЕВРАТИТЕ ПОДПИСЬ В МАРКЕТИНГОВЫЙ ИНСТРУМЕНТ

Дистанционное общение страдает узостью и сухостью. Добавьте немного креативности и благодаря этому вы сможете больше узнать друг друга, найти объединяющие сферы и помочь совершенствоваться: включите ссылки на сайт (личный блог), социальные медии, авторскую книгу, ваши ближайшие мероприятия, новое маркетинговое предложение, статью, кейс, проведенное исследование, бесплатную услугу, бесплатную консультацию или демо-версию.

Теперь у вас есть шаблон для отшлифовки корпоративной переписки. Придерживайтесь описанных правил не только при переписке с иностранцами, и с вашими соотечественниками в т.ч. ЕСЛИ МЫ ЧТО-ТО УПУСТИЛИ, ДАЙТЕ НАМ ЗНАТЬ, ПОЖАЛУЙСТА.

/В разработке статьи принимал участие Рустам Абдуллаев. Рустам Абдуллаев проходил стажировку в МАРБ в мае-июне 2016 г. по договоренности с канадским Колледжем LaSalle, расположенным в городе Монреаль провинции Квебек./